Office Online とは?Microsoft Officeを持っていない方におすすめ 

Office Online とは?Microsoft Officeを持っていない方におすすめ 
Office Online とは?Microsoft Officeを持っていない方におすすめ

Office Online の使い方を紹介した記事です。オンライン版のWord、Excel、PowerPointにアクセスする方法からデータ(ファイル)の作成や編集、共通編集、OneDriveに保存する、PCにファイルのコピーをダウンロードする、印刷方法まで紹介しています。

ネット環境もとでMicrosoftアカウントを持っていれば、だれでも無料で使えますので是非一度も体験してみましょう。

Office Online とは?

Office Online とは、無料Web版のOfficeです。オンライン上にWord/Excel/PowerPointなどを開いて編集できます。作成されたファイルがOnedriveに自動的に保存されます。

Microsoft アカウントとネット環境もとで、いつでも、どこからでもアクセスできます。

Office Onlineは、インストール版のMicrosoft Officeに比べると機能が制限されていますが、基本的な編集作業が出来ます。

Microsoft OfficeのOffice 2019またはMicrosoft 365を入手していない方は、まず、Office Onlineを使用してみましょう。

インストール版を検討している人は、以下の製品を参考してください。

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Office Onlineで使えるアプリと機能制限について

この段落では、Office Onlineで使える3つのWeb版アプリであるWord、Excel、PowerPointのメリットやデメリット、使い方を紹介しています。

Word Online

Wordは文書作成用ソフトであり、レポートや論文、報告書など書類作成に適しています。個人、一人だけの作業ではなく、複数のメンバーと共通編集することもできます。

さらに、Word Onlineで編集した文書は自動でOneDriveに保存する機能が備わっています。そのため、簡単な文書作成する作業であれば、Web版のWord Onlineがオススメです。

以下の表では、Word 2019とWord Onlineの機能面での違いを比較しています。

名称 Word 2019 Word Online
コメントの追加、削除、変更追加/削除/完了としてマーク
変更管理×
図形の追加×
テキスト ボックスの追加×
書式設定(制限あり)×
追加と更新 ×
保存済み拡大レベル ×
使用できる表示モードの種類 5 2
ウィンドウの分割 ×
マクロの記録 ×
マクロの実行 ×
文章校正 ×
文書の印刷 PDF
引用の追加と更新 ×
キャプションの追加と更新 ×
目次の追加と更新 ×
ブログに投稿 ×
ドキュメント検査 ×
文書を PDF として送信 PDF としてダウンロード
変更箇所の比較と復元または反映 比較と復元
リンクまたはメールとして共有 リンクまたは埋め込み
カスタマイズ ×

Word Onlineの使い方については、以下の記事を確認してください。

Excel Online

Excelは、数値データを扱った表計算ソフトであり、表計算やデータの集計分析、グラフの作成などに適しています。日々生活から大企業までよく使われています。

Excel Online では、簡単なデータ編集、グラフ作成機能など、基本機能が備わっています。そのため、簡単な表計算作業であれば、Web版のExcel Onlineで十分です。

以下の表では、Excel 2019とExcel Onlineの機能面での違いを比較しています。

名称Excel 2019Excel Online
右から左へ記述する言語 (RTL) のサポート ×
追加 ×
更新 一部対応
表示するときの拡大レベル100% または最終保存時の状態 100%
使用できる表示モードの種類 複数 ×
ウィンドウの分割 複数ウィンドウ
スライサー 制限あり
タイムライン 制限あり
マクロの実行 ×
並べ替えとフィルター処理 一部対応
新規追加 ×
ワークシートの印刷 一部対応

Excel Onlineの使い方については、以下の記事を確認してください。

PowerPoint Online

パワーポイントとは、プレゼンテーションソフトであり、文字や写真、グラフなどが入った見栄えのプレゼンテーションの作成などに適しています。

​PowerPoint Online では、手軽にスライドを作成できる基本機能が備わっています。そのため、簡単なプレゼンテーション作業であれば、Web版の​PowerPoint Onlineがオススメです。

以下の表では、PowerPoint 2019とPowerPoint Onlineの機能面での違いを比較しています。

名称PowerPoint 2019PowerPoint Online
オーディオの追加 ×
トリミング、ブックマーク、フェード ×
右から左へ記述する言語 (RTL) のサポート ×
ショートカットのカスタマイズ ×
SmartArt の追加 制限あり
グラフの追加 ×
画像の圧縮 ×
背景画像の追加、変更、削除 ×
画面切り替えの追加、削除、変更 制限あり
スライド アニメーションの追加、削除、変更 制限あり
アニメーションのトリガー ×
トリミング、ブックマーク、フェード ×

PowerPoint Onlineの使い方については、以下の記事を確認してください。

データの保存について

Office Online で作成したデータがOneDriveに保存されます。

名前を付けて保存する方法

「ファイル」をクリックします。

「名前を付けて保存」→「名前を付けて保存」の順でクリックします。

保存する場所を選択し、「保存」をクリックします。

データをダウンロードする方法

Office Online で作成したデータをPCにダウンロードするには、「コピーのダウンロード」と「PDFとしてダウンロード」、「ODT 形式でダウンロード」の3種類があります。

コピーのダウンロードする

Office Online で作成したデータ(ファイル)をデスクトップ版のOfficeアプリで開きたいとき、ファイルのコピーをPCにダウンロードできます。

データ(ファイル)のコピーを、ダウンロードする手順は、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「コピーのダウンロード」をクリックします。

「ファイル」をクリックします。

「名前を付けて保存」をクリックし、「コピーのダウンロード」を選択します。

「コピーのダウンロード」をクリックします。

すると、データ(ファイル)のコピーが完了です。

注意点

オンラインからダウンロードしたデータ(ファイル)のコピーを開いて編集するには、デスクトップ版のOfficeアプリが必要です。Office Online では開くことができません。

Office Online で開けるのは、「OneDrive」に保存されているファイルのみです。

PDFとしてダウンロード

Office Online で作成したデータ(ファイル)をPDF形式でダウンロードして保存できます。

ダウンロードする手順は、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「PDFとしてダウンロード」をクリックします。

オンラインで作ったデータ(ファイル)をPDF形式で保存するか編集、印刷したい場合が必要な機能です。

ODT 形式でダウンロード

Office Online で作成したデータ(ファイル)をODT 形式でダウンロードして保存できます。

ダウンロードする手順は、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ODT 形式でダウンロード」をクリックします。

PCにApache OpenOffice(旧OpenOffice.org)やLibreOfficeなどのオープンソースのオフィスソフトを使用している場合、ODT 形式でダウンロードしましょう。

Office Onlineで作ったデータを印刷する方法

Office Onlineで作ったデータ(ファイル)を印刷するには、PDF形式にしてから印刷します。

「ファイル」→「印刷」→「印刷/この文書を印刷します」をクリックします。

「ファイル」をクリックします。

「印刷」→「印刷/この文書を印刷します」をクリックします。

「保存」をクリックし、PDF形式で保存します。

PDF形式で保存したデータ(ファイル)を開いて印刷します。

Office Onlineでデータを共有する方法

Office Onlineでデータを共有し、共通編集が可能です。

「ファイル」→「共有」→「ユーザーと共有」をクリックします。

そして、相手のメールアドレスなどを入力し、送信します。

リンクの送信が完了しました。

まとめ

いかがでしょうか。

Office Onlineでは、Web版のWord、Excel、PowerPointを完全無料で使えますね!

無料といえば、だれでもうれしいですが、デスクトップ版のOffice アプリと比べて、機能制限がありますよ!

例えば、マクロ機能が使えない、作成したデータがOneDriveで保存され、再編集するには、OneDriveので開くなどなど。

作成したファイルをコピーしてお使いのPCにダウンロードできますが、印刷するには、PDF形式でダウンロードする必要があります。

結局、Office Onlineは、オンライン上のOfficeソフトということであり、Word、Excelのファイルをオンラインで開いて、編集することができます。

レポートなどの文章を作成して印刷して提出するならやっぱり、デスクトップ版のOffice アプリが必要ですよね!

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