Microsoft Office Online の使い方を紹介した記事です。オンライン版のWord、Excel、PowerPointにアクセスする方法からデータ（ファイル）の作成や編集、共通編集、OneDriveに保存する、PCにファイルのコピーをダウンロードする、印刷方法まで紹介しています。
ネット環境もとでMicrosoftアカウントを持っていれば、だれでも無料で使えますので是非一度も体験してみましょう。
( オフィス オンライン )Office Online とは？
Office Online とは、無料Web版のOfficeです。オンライン上にWord/Excel/PowerPointなどを開いて編集できます。作成されたファイルがOnedriveに自動的に保存されます。
Microsoft アカウントとネット環境もとで、いつでも、どこからでもアクセスできます。
Office Onlineは、インストール版のMicrosoft Officeに比べると機能が制限されていますが、基本的な編集作業が出来ます。
Microsoft OfficeのOffice 2019またはMicrosoft 365を入手していない方は、まず、Office Onlineを使用してみましょう。
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Office Onlineで使えるアプリと機能制限について
この段落では、Office Onlineで使える3つのWeb版アプリであるWord、Excel、PowerPointのメリットやデメリット、使い方を紹介しています。
Word Online
Wordは文書作成用ソフトであり、レポートや論文、報告書など書類作成に適しています。個人、一人だけの作業ではなく、複数のメンバーと共通編集することもできます。
さらに、Word Onlineで編集した文書は自動でOneDriveに保存する機能が備わっています。そのため、簡単な文書作成する作業であれば、Web版のWord Onlineがオススメです。
以下の表では、Word 2019とWord Onlineの機能面での違いを比較しています。
| 名称 | Word 2019 | Word Online |
| コメントの追加、削除、変更 | ○ | 追加/削除/完了としてマーク |
| 変更管理 | ○ | × |
| 図形の追加 | ○ | × |
| テキスト ボックスの追加 | ○ | × |
| 書式設定（制限あり） | ○ | × |
| 追加と更新 | ○ | × |
| 保存済み拡大レベル | ○ | × |
| 使用できる表示モードの種類 | 5 | 2 |
| ウィンドウの分割 | ○ | × |
| マクロの記録 | ○ | × |
| マクロの実行 | ○ | × |
| 文章校正 | ○ | × |
| 文書の印刷 | ○ | |
| 引用の追加と更新 | ○ | × |
| キャプションの追加と更新 | ○ | × |
| 目次の追加と更新 | ○ | × |
| ブログに投稿 | ○ | × |
| ドキュメント検査 | ○ | × |
| 文書を PDF として送信 | ○ | PDF としてダウンロード |
| 変更箇所の比較と復元または反映 | ○ | 比較と復元 |
| リンクまたはメールとして共有 | ○ | リンクまたは埋め込み |
| カスタマイズ | ○ | × |
Word Onlineの使い方については、以下の記事を確認してください。
Excel Online
Excelは、数値データを扱った表計算ソフトであり、表計算やデータの集計分析、グラフの作成などに適しています。日々生活から大企業までよく使われています。
Excel Online では、簡単なデータ編集、グラフ作成機能など、基本機能が備わっています。そのため、簡単な表計算作業であれば、Web版のExcel Onlineで十分です。
以下の表では、Excel 2019とExcel Onlineの機能面での違いを比較しています。
| 名称 | Excel 2019 | Excel Online |
| 右から左へ記述する言語 (RTL) のサポート | ○ | × |
| 追加 | ○ | × |
| 更新 | ○ | 一部対応 |
| 表示するときの拡大レベル | 100% または最終保存時の状態 | 100% |
| 使用できる表示モードの種類 | 複数 | × |
| ウィンドウの分割 | ○ | 複数ウィンドウ |
| スライサー | ○ | 制限あり |
| タイムライン | ○ | 制限あり |
| マクロの実行 | ○ | × |
| 並べ替えとフィルター処理 | ○ | 一部対応 |
| 新規追加 | ○ | × |
| ワークシートの印刷 | ○ | 一部対応 |
Excel Onlineの使い方については、以下の記事を確認してください。
PowerPoint Online
パワーポイントとは、プレゼンテーションソフトであり、文字や写真、グラフなどが入った見栄えのプレゼンテーションの作成などに適しています。
PowerPoint Online では、手軽にスライドを作成できる基本機能が備わっています。そのため、簡単なプレゼンテーション作業であれば、Web版のPowerPoint Onlineがオススメです。
以下の表では、PowerPoint 2019とPowerPoint Onlineの機能面での違いを比較しています。
| 名称 | PowerPoint 2019 | PowerPoint Online |
| オーディオの追加 | ○ | × |
| トリミング、ブックマーク、フェード | ○ | × |
| 右から左へ記述する言語 (RTL) のサポート | ○ | × |
| ショートカットのカスタマイズ | ○ | × |
| SmartArt の追加 | ○ | 制限あり |
| グラフの追加 | ○ | × |
| 画像の圧縮 | ○ | × |
| 背景画像の追加、変更、削除 | ○ | × |
| 画面切り替えの追加、削除、変更 | ○ | 制限あり |
| スライド アニメーションの追加、削除、変更 | ○ | 制限あり |
| アニメーションのトリガー | ○ | × |
| トリミング、ブックマーク、フェード | ○ | × |
PowerPoint Onlineの使い方については、以下の記事を確認してください。
データの保存について
オフィス オンライン で作成したデータがOneDriveに保存されます。
名前を付けて保存する方法
「ファイル」をクリックします。
「名前を付けて保存」→「名前を付けて保存」の順でクリックします。
保存する場所を選択し、「保存」をクリックします。
データをダウンロードする方法
オフィス オンライン で作成したデータをPCにダウンロードするには、「コピーのダウンロード」と「PDFとしてダウンロード」、「ODT 形式でダウンロード」の3種類があります。
コピーのダウンロードする
オフィス オンライン で作成したデータ(ファイル)をデスクトップ版のOfficeアプリで開きたいとき、ファイルのコピーをPCにダウンロードできます。
データ(ファイル)のコピーを、ダウンロードする手順は、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「コピーのダウンロード」をクリックします。
「ファイル」をクリックします。
「名前を付けて保存」をクリックし、「コピーのダウンロード」を選択します。
「コピーのダウンロード」をクリックします。
すると、データ(ファイル)のコピーが完了です。
注意点
オンラインからダウンロードしたデータ(ファイル)のコピーを開いて編集するには、デスクトップ版のOfficeアプリが必要です。Office Online では開くことができません。
Office Online で開けるのは、「OneDrive」に保存されているファイルのみです。
PDFとしてダウンロード
オフィス オンラインで作成したデータ(ファイル)をPDF形式でダウンロードして保存できます。
ダウンロードする手順は、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「PDFとしてダウンロード」をクリックします。
オンラインで作ったデータ(ファイル)をPDF形式で保存するか編集、印刷したい場合が必要な機能です。
ODT 形式でダウンロード
Office Online で作成したデータ(ファイル)をODT 形式でダウンロードして保存できます。
ダウンロードする手順は、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ODT 形式でダウンロード」をクリックします。
PCにApache OpenOffice（旧OpenOffice.org）やLibreOfficeなどのオープンソースのオフィスソフトを使用している場合、ODT 形式でダウンロードしましょう。
作ったデータを印刷する方法
Office Onlineで作ったデータ(ファイル)を印刷するには、PDF形式にしてから印刷します。
「ファイル」→「印刷」→「印刷/この文書を印刷します」をクリックします。
「ファイル」をクリックします。
「印刷」→「印刷/この文書を印刷します」をクリックします。
「保存」をクリックし、PDF形式で保存します。
PDF形式で保存したデータ(ファイル)を開いて印刷します。
データを共有する方法
Office Onlineでデータを共有し、共通編集が可能です。
「ファイル」→「共有」→「ユーザーと共有」をクリックします。
そして、相手のメールアドレスなどを入力し、送信します。
リンクの送信が完了しました。
Office Online とは？Microsoft Officeを持っていない方におすすめ
いかがでしょうか。
Office Onlineでは、Web版のWord、Excel、PowerPointを完全無料で使えますね！
無料といえば、だれでもうれしいですが、デスクトップ版のOffice アプリと比べて、機能制限がありますよ！
例えば、マクロ機能が使えない、作成したデータがOneDriveで保存され、再編集するには、OneDriveので開くなどなど。
作成したファイルをコピーしてお使いのPCにダウンロードできますが、印刷するには、PDF形式でダウンロードする必要があります。
結局、Office Onlineは、オンライン上のOfficeソフトということであり、Word、Excelのファイルをオンラインで開いて、編集することができます。
レポートなどの文章を作成して印刷して提出するならやっぱり、デスクトップ版のOffice アプリが必要ですよね！
